Fotokopi cihazı, belge ve görsellerin çoğaltılmasını sağlayan, ofislerin vazgeçilmez ekipmanlarından biridir. Sadece kâğıt üzerine kopya almakla kalmaz; günümüzde tarama, yazdırma ve hatta dijital arşivleme süreçlerinin de merkezinde yer alır. Bir fotokopi cihazının özellikleri, kullanım amacına ve kapasitesine göre değişmekle birlikte bazı temel başlıklarda toplanabilir.
Temel çalışma mantığı
Fotokopi cihazı, orijinal belgeyi optik olarak tarar ve bu görüntüyü ışık, tambur ve toner sistemiyle kâğıt üzerine aktarır. Modern cihazlarda:
-
Dijital tarama sistemi kullanılır
-
Görüntü, cihaz içinde dijital veri olarak işlenir
-
İstenilen sayıda kopya alınabilir, boyutlandırma yapılabilir
Bu sayede hem metin hem de görseller net şekilde çoğaltılabilir.
Baskı hızı ve kapasite
Fotokopi cihazlarının en önemli özelliklerinden biri, dakikada kaç çıktı alabildiğidir:
-
Küçük ofis cihazları genelde dakikada daha az sayfa basarken
-
Yoğun kullanım için tasarlanan modeller dakikada çok daha yüksek sayıda çıktı üretebilir
Ayrıca:
-
Aylık önerilen baskı kapasitesi
-
Tek seferde besleyebildiği kâğıt miktarı
gibi değerler de cihazın iş yüküne ne kadar uygun olduğunu gösterir.
Siyah-beyaz ve renkli baskı
Fotokopi cihazları genel olarak iki gruba ayrılır:
-
Siyah-beyaz fotokopi cihazları:
Metin ağırlıklı çıktılar için idealdir, genelde daha ekonomik ve hızlı çalışır. -
Renkli fotokopi cihazları:
Sunum, broşür, görsel içerikli dosyalar için tercih edilir. Renkli toner kullanarak fotoğraf ve grafiklerin daha etkileyici görünmesini sağlar.
İhtiyaca göre bu iki yapıdan biri veya her ikisi bir arada değerlendirilebilir.
Çözünürlük ve baskı kalitesi
Fotokopi cihazlarının çözünürlüğü genellikle “dpi” (dot per inch) değeriyle ifade edilir:
-
Düşük dpi, metin belgeleri için yeterli olabilir
-
Yüksek dpi, ince detaylı görseller ve grafikler için daha net sonuç verir
Tarama ve baskı çözünürlüğü, cihazın hem fotokopi hem de tarama işlevlerinde elde edilen kaliteyi belirler.
Kopyalama fonksiyonları
Modern fotokopi cihazları, yalnızca “bire bir kopya” yapmaz; aynı zamanda:
-
Büyütme ve küçültme (örneğin %25–%400 arası)
-
Çoklu sayfayı tek sayfada birleştirme
-
Tek sayfayı birden çok sayfaya bölme
-
Kenar boşluğu ayarlama
gibi gelişmiş kopyalama seçenekleri sunar. Bu özellikler, özellikle ofis içi doküman düzenlemelerde büyük kolaylık sağlar.
Otomatik belge besleyici (ADF) ve çift taraflı (duplex) özellik
Günümüzde birçok fotokopi cihazında:
-
Otomatik belge besleyici (ADF):
Çok sayfalı orijinal belgelerin teker teker yerleştirilmesi yerine, üst hazneye konularak sırayla taranmasını sağlar. -
Çift taraflı (duplex) kopyalama ve baskı:
Kâğıdın her iki yüzüne de otomatik baskı yapabilir. Bu hem kâğıt tasarrufu sağlar hem de dosyaların daha düzenli olmasına yardımcı olur.
Bu iki özellik, yoğun doküman akışı olan ortamlarda ciddi zaman kazandırır.
Çok fonksiyonlu kullanım
Birçok fotokopi cihazı artık yalnızca fotokopi çekmek için değil, aynı zamanda:
-
Yazıcı
-
Tarayıcı
-
Bazı modellerde faks
olarak da kullanılabilir. Bu tür cihazlara çok fonksiyonlu (multifonksiyon) cihaz denir. Böylece tek bir makineyle:
-
Bilgisayardan çıktı alınabilir
-
Belgeler taranıp dijital ortama aktarılabilir
-
Doküman yönetimi daha düzenli hale getirilebilir
Bağlantı ve ağ özellikleri
Modern fotokopi cihazlarında çeşitli bağlantı seçenekleri bulunur:
-
USB ile tek bilgisayara bağlantı
-
Ağ bağlantısı ile birden çok kullanıcının aynı cihazı kullanabilmesi
-
Bazı modellerde kablosuz ağ (Wi-Fi) ve mobil baskı desteği
Bu sayede çalışanlar, bilgisayardan ya da mobil cihazdan doğrudan fotokopi cihazına çıktı gönderebilir.
Kağıt türü ve boyutu desteği
Fotokopi cihazlarının bir diğer önemli özelliği, desteklediği kâğıt boyutlarıdır:
-
En yaygın boyut A4 olsa da
-
A3, zarf, etiket, kalın kâğıt gibi farklı türler de desteklenebilir
Ayrıca birden fazla kâğıt çekmecesi olan cihazlar, farklı boyut ve türde kâğıtları aynı anda yüklemeye imkân tanır.
Enerji tasarrufu ve kullanım konforu
Fotokopi cihazlarında:
-
Otomatik uyku modu
-
Hızlı ısınma süresi
-
Enerji tasarrufu ayarları
gibi özellikler, hem elektrik tüketimini azaltmaya hem de cihazın daha verimli kullanılmasına yardımcı olur. Dokunmatik ekran, sade menüler ve kullanıcıya özel kısayollar da kullanım konforunu artıran detaylardandır.
Fotokopi cihazının özellikleri; hız, kapasite, baskı kalitesi, bağlantı seçenekleri ve çok fonksiyonlu kullanım gibi birçok başlıkta değerlendirilir. İhtiyaç duyulan çıktı miktarı, renk gereksinimi, kâğıt boyutları ve dijital iş akışı göz önünde bulundurularak doğru cihaz seçildiğinde, fotokopi makinesi ofisteki iş sürekliliğinin önemli bir parçası haline gelir.